どんなに優秀な人であっても、時にはミスをすることはあります。ミスをしない人などいませんし、あなたを叱責する上司や先輩であっても過去にいくつものミスを犯してきたはずです。
ミスをした時にはごまかしたり責任転嫁するのではなく、すぐに自らの過ちを真摯に謝罪し、ミスを挽回するための対応を取る必要があるでしょう。本記事ではミスした時にメールで謝罪する際の例文や注意点について特集しているので、ぜひご覧ください。
メールで謝罪するのはOK？
最近ではLINEをコミュニケーションツールとして利用する人が増えてきていますが、それでもビジネスシーンにおいてはメールのほうがより一般的だと言えるでしょう。
軽いミスならばメールで謝罪をしてもOKですが、大きなミスをしてしまった場合や、相手が目上の方や取引先の大切な方である場合には、メールではなく直接謝罪に向かうべきです。
メールで謝罪することに「誠意がない」と感じる人もいるので、注意が必要です。
謝罪メールのポイント5つ
ミスの程度や迷惑をかけた相手によっては、謝罪文を書いたり直接謝罪に伺うべきですが、軽いミスであり、なおかつ相手との信頼関係が築けている場合にはメールで謝罪をしても問題ありません。
ただ、謝罪メールの書き方によっては相手を余計に怒らせてしまうこともあるので要注意です。ここからは、ミスした時の謝罪メールの書き方のポイントについて見ていきましょう。
ポイント1：ミスに気付いたら速やかに
謝罪メールの鉄則としてまず挙げられるのが、ミスに気付いたならば速やかにメールを送るということです。
ミスに気付いているのに「怒られたくない」「ミスを知られたくない」という気持ちから謝罪メールを送るのを引き延ばしてしまうと、相手を余計に怒らせて信頼を失ってしまうリスクが高くなります。
ポイント2：自分の非を素直に認める
変に言い訳をせず、非を素直に認めるというのも謝罪メールを送る上で気をつけたいポイントのひとつとして挙げられるでしょう。
ミスをして相手に迷惑をかけたのに、言い訳がましい文言を並べてしまっては、相手の心証を損ねるだけです。
謝罪メールに必要なのは自己保身のための弁明ではなく、相手に許しを請うための真摯な反省と謝罪ですので、自分のミスを素直に認めましょう。
ポイント3：ミスの内容と原因を明確に
謝罪メールを送る際には、ただ単に「申し訳ありません」と謝罪の言葉を入れればよいというわけではありません。
どのようなミスをしてどのような被害・迷惑をかけてしまったのか、ミスの原因は何であるのかについての正確で客観的な説明が不可欠です。
ただ謝られても、相手は釈然としない気持ちになるものです。ですが、ミスの内容と原因を説明された上で謝られれば、相手もあなたの謝罪を受け入れてくれるでしょう。
ポイント4：対応・改善策を提示する
謝罪メールを送る際には、自分の犯したミスに対してどのような対応を取り、また今後どうやって改善を行っていくのかも提示しましょう。
「二度と同じようなミスを繰り返さないよう気をつけて参ります」だけでは「口だけ」だと思われてしまうので、自分のミスの原因と内容に即した対応と改善策を迅速にとることを、誠実に説明すべきです。
ポイント5：誠心誠意謝罪する
ミスをしてしまった時には、何よりもまず誠心誠意謝ることが大切です。「すみませんでした」というフレーズは軽々しく感じられるので、「誠に申し訳ございません」というフレーズを使うことをおすすめします。
メールの冒頭で謝罪するだけでなく、「この度は大変ご迷惑をおかけしておりますことを、重ねてお詫び申し上げます」と文末でも謝罪のフレーズを入れましょう。
メール以外の謝罪の方法
軽いミスをしてしまった時には、相手によってはメールで謝罪をしても問題ありません。ただ、ミスの程度や内容によっては、あるいは相手によってはメールで謝罪すること自体が大きな失礼になることもあり得ます。
ここからは、メール以外で謝罪をする方法とその際のポイントについて詳しくチェックしておきましょう。
対面
最も誠実な謝罪方法は、相手のもとに伺い直接会って謝罪をおこなうということです。大切な取引先の方や顧客にミスを謝罪する場合などには、メールで軽々しく謝罪をするのではなく、対面での謝罪を選ぶべきでしょう。
ただ、いきなり相手のもとに押しかけては余計に怒りをかってしまいます。あらかじめ電話かメールで直接謝罪に伺いたいことを伝え、アポを取ってから対面で謝りましょう。
電話
よほど大きなミスをしでかした場合には対面での謝罪をおこなうべきですが、そうでなければ電話で謝罪をおこないましょう。
メールで謝罪するのは軽く感じられる人も少なくありませんが、電話ならば直接相手の声を聴きながら自分の声で謝罪の気持ちを伝えられるので、メールよりも誠意ある謝罪方法だと言えます。
手紙
手紙で謝罪をするのもおすすめです。大きなミスをして相手を怒らせてしまった場合、直接会いに行って謝罪をした上で、改めて手紙でお詫びをするという方法もあります。
また、年配の方だとメールを使わないこともあるので、その場合は手紙を書いて謝罪の気持ちを伝えるとよいでしょう。
プリンターを使うのではなく、手書きをすることでより相手に気持ちを伝えられるはずです。
謝罪メールの書き方と例文
謝罪メールを書くにあたって、相手をさらに怒らせることがないようにくれぐれも文章や体裁には気をつけたいところでしょう。
ここからは謝罪メールの書き方や例文について解説していきますので、ぜひ参考になさってみてください。
社内への謝罪メール
社内への謝罪メールの場合、なぜミスをしてしまったのか経緯をきちんと説明した上で、その対策と今後の改善策について伝えましょう。
たとえば、「この度は私の不注意が原因で○○の書類に不備がございました。誠に申し訳ございません。今後は提出前にミスがないかより気をつけて参ります。」といった文章がおすすめです。
社外への謝罪メール
社外に謝罪メールを送る際には、何よりもまず相手に不快な思いをさせたことを誠心誠意謝りましょう。
たとえば、「この度は私の不注意で○○さまに大変なるご迷惑をおかけしておりますこと、誠に申し訳ございません。」といったフレーズを入れます。
その上で、「今後は二度とこのようなことがないよう、社内全体で○○という改善策を取ってまいります。何卒ご寛恕を賜りますようお願い申し上げます」と書くとよいでしょう。
謝罪の仕方次第で、その後の評価が変わる
今回はミスした時の謝罪メールについて特集してきましたが、いかがでしたでしょうか。誰しもミスはするものですが、ミスをした時にどのような対応を取るかでその人の評価が決まります。
ミスをごまかしたり謝罪を引き延ばしたりせず、すぐに自らの非を認めて誠心誠意謝罪し、ミスを挽回できるように改善策を講じましょう。
