誰でも使用する情報伝達ツールで電話がありますが、家族や友人などとは、ついつい楽しくなり長電話をしてしまう事も多いでしょう。
しかし、楽しい電話対応だけではなく状況によっては緊張したりする電話対応もあります。特にビジネスにおいては楽しい電話対応より緊張する電話対応が圧倒的に多い傾向があります。
ここでは、ビジネスにおける電話対応で緊張してしまうシチュエーションを取り上げて原因を探っていきます。
電話対応が緊張してしまう理由や原因とは？
応募の電話対応
応募の電話対応はいくつか種類があります。テレビや雑誌を見てプレゼントの応募の電話対応や仕事の応募の電話対応などあります。その中で最も緊張するのは仕事の募集に対して応募する時の電話対応です。何故緊張をしてしまうのでしょうか。やはり、初めての人と話す事が一番の緊張の原因です。
また、仕事の応募の電話対応は、今後自分が働くかもしれない会社への電話対応となりますので、マイナスをイメージを与えないように色々と考えて喋らなければならないので緊張するのは当然です。
面接の電話対応
面接における電話対応も緊張する電話対応の一つです。面接自体は実際に会って行うものですが、その面接の時間や場所を伝える手段で電話対応の場面が生じる場合があります。この場面での緊張は、相手が伝えてくれる情報を正確に把握しないといけない気持ちが原因となります。大切な面接の時間や場所を聞き間違えたりすると折角の面接のチャンスを逃す事になります。
また、電話応対中に自分の予定と相手の予定の擦り合わせをする必要があるので、会話をするだけではなくメモも取らないといけないのでその分緊張もするでしょう。
辞める時の電話対応
電話対応の際、最も緊張するのが仕事を辞める時の電話対応です。どんな理由でも今までお世話になった職場を辞める時の電話対応は誰でも緊張するものです。この場面での緊張は、一緒に仕事をしてきた職場仲間を裏切るかたちになってしまうイメージが自分の中で膨らんでしまうのが原因です。
辞める時の電話対応時間は、実際には短いものですが、喋っている本人はとても長く感じるものです。緊張をする電話対応は、頭が真っ白になりやすく話した内容をきちんと把握できない場合が多いので注意が必要です。
予約の電話対応
予約の電話対応も緊張する電話対応の一つです。予約の電話対応は、日常生活やビジネスなど様々ですが、緊張する予約の電話対応はやはりビジネスにおけるシーンです。上司や役員などの出張を手配する際に交通機関やホテルの予約が必要になってきます。出張において移動手段と宿泊施設の予約は、とても大切な仕事になります。
電話予約の際の緊張は、聞き間違えなどをしてしまって迷惑をかけてはいけないという気持ちが原因となり生まれてきます。特に宿泊施設の電話予約の際には喫煙の有無であったり支払い方法や領収書の宛名など細かな事まで伝えないといけないのでその分緊張もしてしまいます。
キャンセルの電話対応
キャンセルの電話対応も緊張する機会が多いのではないでしょうか。キャンセルには、色々な種類があります。相手との打ち合わせのキャンセルだったり、物の注文のキャンセルだったり様々です。どのような種類であっても、キャンセルをするという事は相手に迷惑をかけてしまうので必然的に申し訳ない感情が芽生えてくるものです。
それが原因で、電話対応の際も緊張をしてしまいます。また、キャンセルをすると信頼関係が崩れる可能性があります。そうならないようにきちんと謝罪し誠意を示す事が大切なのですが、言葉を選ぶのに慎重になり緊張をしてしまうものです。
休む時の電話対応
誰でも病気で会社を休む時はあるでしょう。その時の会社への欠勤する旨の連絡は、誰でも緊張してしまいます。電話対応で休む際、緊張する原因は二つあります。一つは必ず上司に報告しなければいけない事です。良い報告は上司にしやすいですが、ミスをした時や休む時の連絡は緊張して声が震えてしまう人もいます。
二つ目は、自分が休む事によって他の従業員に負担がかかってしまい迷惑をかけてしまいます。その申し訳ない気持ちにより電話対応の際は緊張してしまいます。緊張は嫌な時や申し訳ないと思った時に発生しやすいです。
申し込みの電話対応
申し込みの電話対応でも緊張する人は少なからずいらっしゃるのではないでしょうか。セミナーや勉強会などの申し込み時には会社の代表として行くケースも考えれます。そのような時の申し込みの電話対応において、違った情報を伝えると会社全体のミスやイメージダウンにつながる恐れがあります。そうならないように考えると誰でも緊張してしまうものです。
電話に緊張してしまいどもってしまう時の克服方法とは？
緊張する電話の場合は上手く喋る事ができずにどもってしまう時もあるでしょう。ここではどもってしまう時の克服方法を紹介します。
経験を積む
やはり場数をこなし経験を積む事が一番大事です。初めての電話対応はどうしても緊張しどもってしまう事が多いのですが、何度も電話対応をして慣れていくと余裕もできて緊張はしなくなります。
周囲を見渡して深呼吸
緊張する電話対応でどもってしまう時は周りが見えていない場合が多いです。そういう時は一度保留にして周囲を見渡してみましょう。そして深呼吸してみましょう。周りを見て深呼吸する事でリラックスする事ができ緊張を緩和する事ができます。
電話で緊張しないためには？
状況により電話対応の時は緊張してしまう場面もあるでしょう。少しでも緊張を緩和できる方法をここでは紹介します。
家族や友人との練習
緊張をしないようにするにはやはり練習をする事です。身近な家族や友人に相談して練習に付き合ってもらいましょう。何度も反復して練習をする事は、電話応対にも慣れ緊張しにくくなる効果があります。
真似をする
緊張をしてしまい上手く喋れない人は電話応対が上手な人を観察してみましょう。電話対応が上手な人を観察する事で自分の電話対応に足りない部分や使えるフレーズを見つける事ができる可能性があります。また実際に電話対応をする時、上手な人を真似して対応してみましょう。真似をする事により緊張を緩和する事ができます。
話す内容を紙に書いておく
電話対応で緊張をすると頭が真っ白になり喋る言葉が浮かばず更に緊張してしまいます。そうならないように、電話対応をする前に話す内容を紙に書きある程度まとめ、イメージトレーニングをしてみましょう。こうした事前準備をしっかりする事で緊張する可能性を減らす事ができます。
人前での電話はなぜ緊張するの?
自分一人での電話よりも人前での電話の方が緊張しやすい傾向があります。何故人前での電話の方が緊張するのでしょうか。ここでは2つの理由を紹介します。一つは、誰かに自分の電話を聞かれていると思うと緊張してしまいます。また、きちんとした言葉を使えているかどうかや言い方が間違っていないかどうかなど周りの反応をついつい見てしまい緊張をしてしまう事もあります。
もう一つは、注意されるかもしれないと思う気持ちから緊張をしてしまいます。周りに人がいると自分の電話対応を聞いている人もいるでしょう。その人が自分の上司や先輩であった場合は、後から注意されるかも知れないと感じてしまい緊張を生んでしまいます。
電話対応を甘く考えてはいけない
これまで、電話対応で緊張する場面やその克服方法などを紹介しました。電話対応はビジネスにおいて非常に大切な仕事です。電話対応は顔が見えない相手との会話になるので言葉選びや言い方一つで相手との信頼関係が崩れる可能性もあります。
しかし、電話対応がしっかりできると相手からきちんと認めてもらい良い評価につながる事間違いなしです。電話対応はしっかり練習すれば誰でも簡単に上達する事ができますのでご自身のスキルアップも兼ねてもう一度自分の電話対応を見直してみてはいかがでしょうか。
